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商洛学院学生档案管理暂行办法
2013-10-10 16:11  

第一章     

第一条  学生档案管理工作是学院的重要基础工作之一,为了加强学生档案的管理,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等有关规定,结合我院实际,特制订本办法。

第二条  本办法所称的学生档案是指在我院接收普通高等教育的本、专科学生的个人档案,内容包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表,奖惩材料等。

第三条  学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。

第四条  学生处是学院学生档案管理的职能部门,在分管学生工作院领导的指导下,学生处制订学生档案管理办法并设立学生档案室,由学生档案室按照集中统一管理的原则,负责对学生档案的收集、整理、保管、利用和转递。

第五条  各系及学院相关部门指定专人负责,做好学生档案材料的收集工作,充实档案内容,协助学生档案室进行管理。

第二章   职责分工

第六条  学生档案室主要职责:

(一)完成各类档案材料的交接工作,建好学生档案台帐;

(二)指导各系完成新生档案的建档工作;

(三)完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作;

(四)每学年进行一次学生档案材料的收集归档工作,并做好特殊材料的日常归档,协调处理日常管理中出现的各类问题;

(五)制作提供全院学生档案管理所需的档案袋、登记表、登记簿、转递单等材料;

(六)协调处理完成学生离校后档案的相关事宜;

(七)负责全院学生档案管理人员的业务培训;

(八)配合相关部门做好学生档案的查阅工作;

(九)联系学生毕业后无就业单位时档案的托管等事宜;

(十)负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。

第七条 各系及相关部门学生档案管理人员主要职责:

(一)贯彻执行学院学生档案管理工作的规定;

(二)负责接收、整理、分类、统计、收缴本系本部门学生档案材料;

(三)具体负责新生的建档工作。新生入学一个月后,各系要将本系新生档案按班级整理排序,派专人将学生档案转交学生档案室。

第三章   归档材料

第八条  新生档案由各系在学生正式报到注册后建立。新生归档材料的主要内容包括《商洛学院学生登记表》、高考档案(包括高中毕业生登记表、高考体检表、志愿表、思想品德鉴定表、录取通知书等)及新生原中学等部门转来的归档材料。

第九条     学生在校期间归档材料的范围

      (一)学籍材料:学籍信息登记表、综合素质测评表和思想品德评定表等; 休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等学籍变更证明材料;

     (二)学习材料:主修、选修、辅修的各科成绩单;培养计划等;

     (三)实践材料:教学实践和社会实践;

     (四)学位材料:学位申请书、论文评审材料(论文评阅人审批表、评阅书、答辩委员会审批表、论文答辩会议记录和学位授予决议书);学士学位审批表等;

     (五)毕业材料:毕业生登记表、学生体检表、体能测试表、学位证明等;

     (六)奖励材料:学生在校期间获得的校级及以上的各种表彰奖励材料(如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金等评审证明材料);

     (七)处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分(警告以上)材料;

     (八)其它应当归档的材料。

第十条  学生档案材料的归档要求

(一) 凡按规定应由个人填写的归档材料,本人必须如实填写,并注明系、年级、专业及时间;

(二)凡按规定应由个人填写的归档材料,在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符,不得用同音字或不规范用字代替,不得擅自更改;

(三)归档材料的内容在填写过程中必须认真书写,不得使用不规范用字、错别字或同音字,字迹要清楚、工整,一律使用黑色钢笔或签字笔填写;

(四)归档材料必须齐全、完整,归档材料必须有负责人签字并加盖公章,并按规定办理移交手续;

(五) 涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的,在更改处签上经办人的姓名并盖公章;

(六)毕业生档案在 530由各相关部门整理好后移交学生档案室归档,在籍学生每学年形成的档案由各部门在每年9月底前整理归类移交给学生档案室。

第四章   档案转递

第十一条  学生毕业、升学或转学、退学、出国、开除和死亡等学籍变动,应及时将档案转给新的主管单位。

     (一)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送。考取研究生的学生,其档案按录取院校地址转送。转学、出国的学生,其档案按新院校或新单位地址转送;

     (二)被开除学籍、退学、死亡的学生,其档案从办理学籍变动起,档案由学生本人或家长(监护人)凭学院文件及离校清单到学生档案室领取;

     (三)当年未报到的新生由所在地招办邮寄来的档案转回生源地省、市、自治区普通高等学校招生办公室或由本人持高考准考证与身份证领取;

     (四)未按时间到用人单位报到,被用人单位退回学院的毕业生档案以及往届生留存在学校的档案由学生本人凭单位介绍信提取。

      第十二条  学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递。必要时可派专人送取。在特殊情况下档案经严格密封后,本人凭单位开具的商调档案函或证明可自带档案,但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

     第十三条  转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,严禁扣留材料。

     第十四条  转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》《学生档案移交登记簿》,逾期一个月未收到回执单,要写信催问,以防丢失。对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。

     第十五条  任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。

第五章   档案管理

第十六条  学生档案管理必须健全《查阅学生档案登记簿》、《学生档案进出登记簿》、《学生档案材料接受、移交登记簿》,及时、规范进行登记。

第十七条 各系党总支书记、辅导员和班主任,可借阅本系的学生档案,并按查、借阅规定予以登记,其他人未经批准不得查阅学生档案。

第十八条 校外单位有正当理由确需查阅档案内容者须持相应部门的介绍信,在指定地点阅览,并填写阅览登记表。

第十九条 学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

    第二十条 档案一般不外借。如确需借出其中部分使用,要由借阅单位填写《借阅档案审批表》。经学生处负责人批准后方可办理借阅手续。

     第二十一条  凡查阅学生档案一般在档案室内进行,阅档时不得涂改内容、损坏档案材料,不得查阅与其无关的他人档案并要注意保密,否则追究其法律责任。

第二十二条  学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查,责任由当事人负责。

第二十三条  学生档案管理中严禁弄虚作假,严禁其他个人私自携带、领取学生档案,一经发现违规违纪现象,将追究当事人责任。

第二十四条  学生档案袋须使用学院统一印制的档案专用袋。

第二十五条  学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序存放。

 第二十六条  转入下一年级和转专业等学生的档案在接到文件后及时转入新班级。

第二十七条  休学、停学等学籍发生变动的学生档案在接到文件后从原班级撤出,专门管理;学生复学后转到学生学籍所在班级。

第二十八条  学生档案室应根据安全保密、便于查找的原则,对 学生档案进行科学地保管。要建立严格的登记和统计制度,学生处负责定期对各系的档案进行检查,发现问题及时解决。

                  第六章    

第二十九条  本办法由学生处负责解释。

第三十条    本办法自公布之日起施行。

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